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档案管理制度

作者: 来源:188博金宝网址 发布时间:2011年12月14日 点击数:
 
档案管理制度
       
    一、总则
    1、为加强188博金宝网址档案管理工作,全面提高学校档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》和上级档案部门的有关规定,特制定本制度。
    2、学校档案工作是一项专业性工作,是学校管理工作的组成部分,是维护学校历史面貌的一项重要工作。
    3、学校在各项工作活动中形成的全部档案均由综合档案室集中统一管理。
    二、立卷归档制度
    1、学校文书处理部门和各业务部门,将处理完毕的文件经过整理立卷,定期移交给综合档案室集中保存。
    2、归档范围
     <1>文书档案归档范围(见附件一)
    <2>会计档案归档范围,包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他有关文件。
     <3>设备档案归档范围,包括学校用于教学的计算机、音响、投影、录放像、录音设备、电视机、一体机、复印机、劳技教学等专用设备。
     <4>基建档案归档范围,包括学校各项建设项目,学校平面图、道路图、管线图等等。
     <5>声像档案归档范围,包括学校在各项工作活动中形成的照片、底片材料、拍摄的录像带以及购买的教学录像资料。
    3、归档时间
     <1>文书档案一般应在第二年的六月底以前整理立卷归档。
     <2>会计档案一般在会计年度终了后,暂由财务会计部门保管一年,期满后向档案部门移交。
     <3>设备档案一般在设备开箱时同时整理归档。
     <4>基建档案在建设项目竣工使用后三个月至半年内整理归档。
    <5>声像档案,期中照片档案一般在照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位整理并编写说明,向档案室归档,录像资料在拍摄完毕后及时归档。
    4、归档要求及手续
     <1>应归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全、完整,按照文件的有机联系进行分类、立卷。
     <2>按照档案内容和载体的不同,制订统一的分类方案(详见附件二)。
     <3>各门类文件材料应按统一的标准进行组合、排列、装订、编制卷号,填写目录,按规定填写档案保管期限。(详见附件三文书档案保管期限表及上级规定的各门类档案保管期限表)
     <4>案卷封皮、卷内文件目录、备考表及案卷目录等均按统一规定的格式,并认真填写。
     <5>各部门在向档案部门移交档案时,要填写移交清单一式二份,档案部门和移交方各留一份。
     <6>领导、教职工外出开会、参观考察活动中形成的材料,要按有关规定及时归档。
    三、库房管理制度
    1、学校应根据需要,设置必要的档案专用库房和柜橱。
    2、库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠等设施,库房内不得堆放杂物。
    3、档案库房内严禁吸烟,消防器材固定有效,工作人员离开时,要关闭门窗,切断电源。
    4、库房内要经常通风、打扫、保持清洁干燥。
    5、要定期做好库房内温湿度记录,保持适宜的温湿度。
    6、库房内档案箱、柜要排列整齐,统一编号。
    7、要定期对档案保管状况进行全面检查,发现问题及时处理,确保档案的安全。
    四、借阅保密制度
    1、借阅制度
     <1>借阅库存档案必须履行登记手续,填写借用登记表。
     <2>凡本单位人员因工作需要查借档案一般在档案室内查阅,如需借出必须办理手续,并及时归还。
     <3>凡外单位来查阅档案,须持单位介绍信,一般情况一律不外借。
     <4>借阅档案必须妥善保管,禁止私自拆卷、抽页,随意修改做记号,不得擅自复制,一经发现依法处理。
    2、保密制度
     <1>严守保密守则,遵守保密纪律,定期对有关人员进行保密制度的学习、教育。
     <2>上及下发的机密文件,须按规定确定阅读范围,妥善保管,不得遗失。
     <3>不得随便携带机密材料出入公共场所、探亲访友。
    <4>提供利用机密文件资料必须严格按照密级规定执行,严格审批手续。
     <5>不准将机密材料、内部资料、刊物作为废纸出售。
    五、鉴定销毁制度
    1、学校成立档案鉴定工作小组,具体负责档案鉴定、销毁工作。
    2、档案部门应根据档案保管期限表定期对档案进行鉴定,准确判定档案的存毁。
    3、销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经学校负责人批准,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。
    六、档案工作职责
    1、分管领导工作职责
     <1>按照《档案法》的规定,对学校档案工作进行规划,并列入学校工作计划,进行督促、检查,保证档案工作的正常进行。
     <2>建立、健全学校档案管理机构,配备专、兼职人员。
     <3>加强档案基础设施建设,提供必要的管理经费。
     <4>加强自身档案意识,并作好宣传教育工作,以维护学校档案的完准确与安全。
    2、档案部门及专职档案人员工作职责。
     <1>传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规及上级主管部门有关档案工作的规定、办法。
     <2>负责制定学校档案工作计划,管理制度和规定,对学校档案工作进行组织、协调。
     <3>集中统一管理学校在各项工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案,做好档案的收集、整理及提供利用工作,严格手续,注重质量。
     <4>对学校各类档案的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
     <5>熟悉本职业务及室藏档案,编制必要的检索工具和专题资料,积极提供利用。
     <6>按照档案保管期限及鉴定工作的规定,定期鉴定档案。
     <7>做好档案日常管理的保护工作。
     <8>维护学校档案的完整与安全,对违反《档案法》和学校档案管理制度的行为必须予以制止,并提出处理意见报领导批准后执行。
     3、兼职档案人员工作职责
     <1>认真贯彻国家《档案法》和有关政策、规定,在学校档案部门的具体指导下积极开展工作。
     <2>严格执行档案工作各项规章制度,负责本部门文件材料的收集、整理工作。
     <3>按学校归档制度的要求,按时向学校档案部门移交档案及文件材料。
七、附则
    1、本制度由188博金宝网址学制定并负责解释。
    2、本制度与上级有关制度有抵触时按上级有关规定执行。
    3、本制度从颁发之日起施行。
 
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