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电子文件归档管理制度

作者: 来源:188博金宝网址 发布时间:2011年12月14日 点击数:

电子文件归档管理制度

 

  一、电子文件的收集

  电子文件的收集范围包括网上流转的电子文件、数码照片和由非网上流转的纸质文件转换成的电子文件等。

  收集电子文件时应保留电子文件在流转过程中重要的修改、领导审阅签署的重要意见、电子签名等,保证电子文件在流转过程中不被非正常修改。

  收集的电子文件必须与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系。

  二、电子文件的整理

  电子文件的整理要求与纸质文件相同,按年度——保管期限——机构(问题)整理。

   通过归档管理软件整理电子文件时,必须著录的项目有全宗号、年度、机构(问题)名称、件号、题名、文号、责任者、成文时间、保管期限、密级等。

  脱机归档的电子文件载体采取按时间顺序编大流水号的方法进行登记。

 三、电子文件的归档、移交

  电子文件的逻辑归档应实时进行、随办随归,物理归档应于每年的三月份各处室将上一年度的所有归档电子文件数据集刻录成光盘(一式2),并通过鉴定其有效性和完整性后,随纸质归档文件一起汇总到档案室,档案室在存储电子文件时应在载体或包装盒上贴上标签,标签上填写编号、名称、时间、载体类型、密级、保管期限等,

  电子文件的收进与移出须按规定办好移交手续,并随时进行检测。

  四、电子文件的保管、利用

  电子文件的保管除应具备纸质档案的一般要求外,还应符合环境温度14-24摄氏度、相对湿度45%-60%、远离强磁场、与有害气体隔离等条件。

  电子文件利用时应使用拷贝件,并在利用者的权限规定范围之内进行。

  档案室应定期对电子文件的保管、利用等情况进行统计。

  五、电子文件的鉴定、销毁

  电子文件的鉴定按国家现行规定执行,电子文件的销毁应在办理审批手续后实施,非涉密电子文件可进行逻辑删除。

 六、涉密电子文件的管理

  涉密电子文件必须在与公共信息网络、电子政务外网物理隔离的计算机单机和录入设备上单独整理,并加密保存在脱机载体上。

                                200592

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